Guía para la prevención y detección de fraudes en ventas B2B

Los fraudes en las transacciones comerciales entre empresas están en auge, ya sea en forma virtual, personal o a través de otros medios electrónicos. Su amplio alcance y naturaleza evolutiva hacen necesario que las empresas tomemos medidas proactivas para proteger los activos y la identidad contra esta amenaza.

En SYSCOM hemos preparado esta compilación para ayudar a identificar inmediatamente un fraude. Antes de comprometerte con la entrega de mercancía ante una promesa de pago condicional, es fundamental revisar el perfil de la operación.

Señales de alerta en el perfil de un fraude

Existen indicadores claros que pueden revelar una intención fraudulenta. Presta atención a los siguientes puntos:

• Suplantación de identidad: Se hacen pasar por una organización conocida.
• Presión temporal: Presionan para que actúes de inmediato, generalmente en viernes por la tarde, indicando que la entrega es urgente para pagar de forma inmediata. No te dejan tiempo para razonar sobre la operación de crédito.
• Aprovechamiento de fechas críticas: Estos fraudes suelen tener lugar durante períodos de vacaciones o en las semanas previas a festivos nacionales ("puentes"). Se aprovechan de que la ocupación de muchas empresas está bajo mínimos o que ciertos sectores sufren picos de trabajo, lo que reduce el estado de alerta en la aceptación de pedidos.
• Contacto sospechoso: Presentan opciones de contacto limitadas. Por ejemplo, solo tienen un formulario web, o el correo electrónico de servicio al cliente es una cuenta gratuita (Yahoo, Hotmail, Gmail) en lugar de una corporativa. A menudo, la misma dirección se utiliza para Dirección, Ventas y Administración.
• Direcciones de entrega inconsistentes: La dirección de entrega indicada en el pedido es habitualmente distinta de las instalaciones principales o el domicilio social de la empresa solicitante. Suelen ser centros logísticos.
• Manipulación del transporte: En la mayor parte de las ocasiones, los transportistas son contratados directamente por el comprador y recogen la mercancía en los almacenes del vendedor. Si el vendedor contrata el transporte, el conductor puede recibir instrucciones vía llamada para cambiar los detalles de la entrega, solicitando llevar la mercancía a un depósito en otra localidad o incluso en otro país.
• Pagos fraudulentos: Prometen pagar con un cheque, supuestamente certificado por una institución bancaria, que resulta ser falso o de una cuenta cancelada.
• Falta de negociación: Facilitan la entrega de toda la información y documentación solicitada, aceptando cualquier condición de pago sin regatear precios ni otras condiciones de protección.
• Documentación deficiente: Si la documentación aportada no está bien presentada, contiene faltas de ortografía o utiliza lenguaje inadecuado para una transacción comercial, es probable que no sea auténtica.
• Perfiles digitales sospechosos: Desconfía si la foto de perfil muestra el cabello cubierto y el rostro tapado con cubrebocas, o si tiene de fondo una plaza pública que dificulte su ubicación.
• Anticipos como señuelo: Pueden pagar un anticipo que no les interesa "perder", ya que el valor de lo defraudado será muy superior.
• Pedidos masivos repentinos: El tipo de estafa más común ocurre cuando una empresa realiza muchos pedidos en poco tiempo a varios proveedores para hacer acopio de mercancía y desaparecer sin pagar. Es recomendable indagar sobre el proyecto supuestamente ejecutado, el usuario final y las compras con otros proveedores.
• Estrategia de confianza: El comprador confirma enseguida pequeños pedidos o muestras que paga al contado para generar confianza. Los siguientes pedidos llegan poco tiempo después, generalmente por fax o teléfono.

Medidas de prevención y verificación

Para evitar ser víctima de estos esquemas, implementa las siguientes acciones de due diligence:

• Auditoría digital: Revisa su sitio web. Todos deben tener presencia en internet. Evalúa la calidad del diseño, la corrección ortográfica y la coherencia de lo que ofrecen, así como los logros o proyectos registrados como "Obras de Éxito".
• Identificación de representantes: Solicita la INE de sus representantes legales y de las personas que están realizando el trato. Los clientes de buena fe no tienen problema en proporcionar esta información.
• Investigación de antecedentes: Realiza búsquedas en internet con estos nombres para obtener información en redes sociales, verificar antecedentes penales o confirmar si son representantes legales de otras empresas de giros distintos a nuestro mercado.
• Verificación de domicilios: Localiza sus domicilios particulares y los de la empresa en Google Maps. Si es posible, ubícalos físicamente.
• Referencias locales: Si acudes a una revisión ocular de los domicilios señalados, pregunta a los vecinos sobre referencias, movimientos, antigüedad de permanencia y usos de los residentes.
• Validación de contacto: Comprueba que los números de teléfono y las direcciones de las tiendas sean auténticos. Contáctate con algunos de sus principales clientes anunciados y pide referencias sobre ellos como proveedores.
• Análisis de la dirección de entrega: Verifica si la dirección parece comercial y si está listada en la página web de la empresa. En los fraudes, la dirección de entrega generalmente no tiene conexión con la empresa compradora y ha sido alquilada por los delincuentes usando una identificación falsa.
• Control logístico: Si tú entregas la mercancía, da instrucciones al transportista de no aceptar cambios en el lugar de entrega sin autorización previa. Cualquier cambio en la dirección posterior a la realización del pedido requiere una investigación urgente.
• Confirmación bancaria: Si pagan previamente con transferencia bancaria, confirma con tu banco que el depósito se encuentre en "FIRME" y no "SALVO BUEN COBRO". De lo contrario, existiría el riesgo de que al día siguiente su banco lo declare como depósito fraudulento, transferencia incompleta o por falta de fondos.
• Validación de pedidos nuevos: En el caso de nuevos clientes, o cuando el empleado que realiza el pedido sea distinto del habitual, confirma directamente con la empresa (telefónicamente o al correo electrónico oficial de su página web) que el pedido, el medio de transporte y el lugar de entrega son correctos.