13 hábitos de correo electrónico que perjudican la productividad
Miembros del Forbes Coaches Council analizan errores comunes en la comunicación por email que afectan la eficiencia profesional y la claridad en los mensajes.
El correo electrónico es una herramienta fundamental para la comunicación empresarial, permitiendo enviar mensajes a grandes grupos o notas detalladas a individuos. Sin embargo, su uso inadecuado puede generar malentendidos, cadenas de respuestas innecesarias o conflictos que afectan la productividad.
A continuación, miembros del Forbes Coaches Council comparten los hábitos más comunes que deben evitarse para mantener una comunicación profesional efectiva.
1. No indicar claramente el asunto
El correo electrónico es el método de comunicación número uno en los negocios, pero muchos mensajes nunca se leen. Para asegurar que su correo sea abierto, la línea de asunto debe indicar claramente el contenido en 10 palabras o menos. Un asunto poco claro o vacío hace que el mensaje sea ignorado. - Lori Manns, Quality Media Consultants Group.
2. Escribir correos excesivamente largos
Los profesionales deben evitar los mensajes extensos siempre que sea posible. Si necesita escribir un correo largo, suele ser señal de que una llamada telefónica o una reunión presencial sería más eficiente. Aunque existen excepciones por requisitos legales o de claridad, la regla general es que menos es más. - Eddie Turner, Eddie Turner LLC.
3. Compartir información confidencial
Cada correo electrónico puede ser reenviado fácilmente. No envíe secretos comerciales o información altamente confidencial por este medio, ya que el destinatario podría compartirlo accidental o intencionalmente. El email es excelente para documentar acuerdos, pero no para manejar secretos. - Susan P. Joyce, Job-Hunt.org.
4. Dar malas noticias por email
Evite comunicar malas noticias o decisiones difíciles por correo electrónico, ya que esto rompe la confianza y no permite estar presente con la otra persona. En su lugar, solicite una reunión, idealmente presencial o por teléfono, para tratar estos temas con la sensibilidad adecuada. - Jenn Lofgren, Incito Executive & Leadership Development.
5. Usar la palabra "sólo"
El uso de la palabra "sólo" (por ejemplo, "sólo quería preguntar") resta autoridad a su comunicación, haciéndole sonar inseguro o apologético. Los profesionales suelen usarla como amortiguador para no parecer agresivos, pero el efecto real es disminuir la percepción de confianza y liderazgo. - Kamila Gornia, Kamila Social LLC.
6. Escribir en mayúsculas
Evite el uso excesivo de mayúsculas sostenidas, ya que se interpreta como gritar. Esto resulta grosero, poco profesional y condescendiente para los lectores. Existen otros métodos para crear énfasis sin recurrir a esta práctica. - Erin Urbano, UPPSolutions, LLC.
Todas las imágenes son cortesía de los miembros del Consejo Forbes.